Voor het jaar 2016 waren de aandachtspunten ten behoeve van de organisatieontwikkeling:

1. Verdere professionaliseren Hilversumse ambtenaar (resultaatgericht, omgevingsbewuste eigenschap en zakelijk);
   De gesprekscyclus (resultaatgesprekken en beoordelingsgesprekken) is geïmplementeerd en wordt organisatie breed uitgevoerd. De Hilversum Academie is verder gevuld met trainingen voor de medewerkers waar organisatie breed behoefte aan is. In 2016 zijn 585 trainingen gevolgd via de Hilversum Academie. Een aantal medewerkers hebben meerdere trainingen gevolgd. Tevens zijn er door 298 medewerkers individuele trainingen (vakopleidingen en congressen) gevolgd.

2. Doorontwikkeling accounthouderschap instellingen en bedrijven;

De accounthouders en de relatiemanagers zijn in 2016 getraind in de nieuwe rollen en taken. Daarbij is extra aandacht besteed aan de aspecten inkoop en strategische relatiebeheer. De training sluit aan bij het nieuw ontwikkelde innovatief financieringskader en bij het ontwikkelen van vaardigheden en competenties.

3. Het versterken van buurtgericht werken, door een centrale rol van buurtcoördinatoren (omgevingsbewustzijn);
   De professionele bijdrage en ontwikkeling van de medewerkers in de gemeente Hilversum staat centraal in de organisatieontwikkeling. Dit is een essentiële voorwaarde in een succesvolle organisatie. Met een succesvolle organisatie bedoelen we een organisatie die vanuit zakelijkheid en eigenaarschap handelt en daadwerkelijk samen met de stad werkt aan de verbetering van de kwaliteit van de stad.
   In onze organisatieontwikkeling staat ‘van buiten naar binnen werken’ centraal. Het buurtgericht werken is hier een mooi voorbeeld van.
   
4. We werken door middel van de gesprekscyclus aan de kwaliteit van onze medewerkers;
   Elke medewerker heeft in het kader van de gesprekscyclus meerdere gesprekken gevoerd met zijn/haar leidinggevenden. De bedoeling van de gesprekscyclus is om, naast de reguliere contactmomenten tussen medewerker en leidinggevende, vaste en expliciete momenten in het jaar te hebben, waarin de prestaties, ontwikkeling en ambities van de medewerker centraal staan. Deze gesprekscyclus is één van de instrumenten die bijdraagt aan de ambitie om de professionele bijdrage en ontwikkeling van medewerkers in de gemeente Hilversum centraal te stellen.
   In 2016 zijn 106 nieuwe medewerkers in dienst getreden en 80 medewerkers uit dienst gegaan. In deze in- en uitstroomcijfers zijn ook 17 stagiaires meegenomen. Van de 80 medewerkers die uit dienst zijn gegaan, waren 29 medewerkers ouder dan 60 jaar.
   De interne doorstroom betreft 41 medewerkers.
   
5. Doorontwikkeling van management- en bestuursrapportages;

In 2016 hebben we twee keer een interne management- en bestuursrapportages opgesteld. De ervaringen hiervan nemen we mee naar 2017. Uiteindelijke doel is dat met deze rapportages gedurende het jaar inhoudelijk en financieel bijgestuurd kan worden.

6. ICT: hardware en service wordt verbeterd;

In 2016 zijn 2 grote projecten opgepakt, te weten:

I. Vernieuwing van de Server omgeving met als doel:

- Een multimediale en stabiele desktop omgeving te creëren, die het ook mogelijk maakt voor gebruiker op hun device om tijd en plaats onafhankelijk te werken;
- Een actuele testomgeving te maken die ICT wijzigingen kan testen.
Met deze modernisering worden ook de randvoorwaarden gecreëerd voor verdere vernieuwing van de digitale dienstverlening aan bedrijven en burgers.
II. Vernieuwing van de Continue stroomvoorziening (UPS) met als doel bescherming van data en serverapparatuur.
Om te waarborgen dat “stroomuitval” of een “stroomdip” niet tot verlies van data leidt, maakt ICT gebruik van een zogenaamde UPS. Een UPS (Uninterruptible Power Supply) is een tijdelijke voeding (bestaande uit accu’s) die constante ononderbroken spanning levert aan achterliggende apparatuur.    Dit waarborgt de continuïteit van dienstverlening.

7. CRG Verkiezingen worden anders georganiseerd;
   De Hilversumse medezeggenschap, te weten Concern Regie Groep (CRG) wijkt af van de traditionele structuur van de Ondernemingsraad (OR) en volgt dan ook niet de landelijke verkiezingsregels. De samenstelling wisselt op verzoek van de vertegenwoordigers regelmatig. Verkiezingen worden dan ook niet op vaste momenten gehouden maar is een dynamisch proces. Een vaste bemensing is wel gegarandeerd.

Administratieve Organisatie
De Administratieve Organisatie is het stelsel van samenhangende administratieve afspraken en maatregelen, dat ons rechtmatig handelen dient te borgen, en het kader voor een betrouwbare informatievoorziening ten behoeve van sturing, beheersing, toezicht en verantwoording. Hiermee vormt de Administratieve Organisatie eveneens de grondslag voor de ex- en interne controle.
De Interne Controle toets het bestaan en de werking van de Administratieve Organisatie en de getrouwheid (juist, volledig en actueel) van de informatievoorziening.

Rechtmatige inkopen
Allereerst verheugt het ons dat de gerealiseerde verbeteringen op het gebied van inkoop door de accountant worden opgemerkt. Wij zijn ons er van bewust dat het inkoopproces een groeiproces is, waar ook voor komende jaren ontwikkelpotentieel aanwezig is. Wij hebben naar aanleiding van de bevindingen en het advies van de accountant van afgelopen jaar de aangewezen risicovolle inkooptrajecten opgepakt en aanbesteedt (zoals ICT, beveiliging en onderhoudscontracten in de openbare ruimte, zoals bv asfalt en riolering). Daarnaast hebben we de aanbesteding voor een dynamisch aankoop systeem voor alle inkoop van inhuur derden gerealiseerd, welke in maart 2017 operationeel zal zijn. Inkooptrajecten op de inkoopagenda worden volgens planning opgepakt en rechtmatig en doelmatig aanbesteed. Hierdoor wordt het risico op onrechtmatige uitgaven geminimaliseerd.
Naast het rechtmatig inkopen en aanbesteden hebben we afgelopen jaar het inkoopproces opnieuw procesmatig vastgesteld en aan de hand daarvan een risicoanalyse opgesteld. Op dit moment wordt het bijbehorende beheersplan verder vormgegeven.  Als onderdeel van het inkoopproces, is er ook een verbeterslag op het registreren van contracten gerealiseerd, waarbij het komend jaar eenvoudiger wordt om de verbinding tussen een contract en verplichting te maken.
Verder hebben we als reactie op de bij de controle over 2015 gebleken constatering dat we niet altijd voldeden aan de interne aanbestedingsregels, nieuw (regionaal) inkoopbeleid is opgesteld. Dit is reeds door de Raad vastgesteld. Met genoemde maatregelen, trachten wij de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkopen te vergroten.

Gebruik inkoopmodule (verplichtingen)
Vanaf begin 2016 is er een nieuwe inkoopmodule in gebruik. Door de organisatie wordt de huidige inkoopmodule als veel gebruiksvriendelijker ervaren dan de oude module. In de in 2016 gehouden managementrapportages (marap’s) hebben we het aangaan van verplichtingen gemeten. Wij hebben geconstateerd dat dit voor verbetering vatbaar is. Door het Concernteam zijn een aantal organisatorische maatregelen getroffen ter bevordering van het aangaan van verplichtingen. Zijn er wederom instructies gegeven ten aanzien van het gebruik van de inkoopmodule en zijn leveranciers aangeschreven dat hun facturen altijd voorzien moeten zijn van een opdrachtnummer (nummer verplichting).

Met de genomen raadsbesluiten over informatiebeheer (Archiefverordening, 2013) en informatiebeveiliging (Informatiebeveiligingsbeleid, 2015) is een jaarlijkse cyclus voor het plannen en verbeteren van informatiebeheer en -beveiliging ingevoerd. Onafhankelijke (interne) controle en verslaglegging aan de raad in het kader van ‘horizontaal toezicht’ is een onderdeel van deze cyclus. Zoals afgesproken met de raad is er in 2016 verslag gedaan aan de raad (raadsinformatiebrief 2016-20). In dit verslag zijn de resultaten van de ondernomen acties over 2015 en het door het college vastgestelde verbeterplan voor 2016 opgenomen.
De Gemeente Hilversum heeft in 2015 en 2016 behoorlijke stappen gezet in het verbeteren van informatiebeheer. Zoals de archiefinspectie opmerkt: ‘De gemeente evolueert, in de vergelijking met andere gemeenten, wat informatiebeheer betreft van middenmoter naar koploper. De samenwerking van betrokkenen bij het informatiebeheer is goed en effectief.’
Op het gebied van informatiebeveiliging is in 2016 de ingezette lijn van planmatige verbetering doorgezet, op grond van de eerder verkregen inzichten in de risico's .
Het verslag over 2016 en verbeterplan 2017 zal in het tweede kwartaal van 2017 worden aangeboden aan de raad.

Dit jaar heeft de Rekenkamer de reorganisatie “Slank en Hoogwaardig” onderzocht. Aanleiding voor het onderzoek waren vragen die bij gemeenteraadsleden en bij de Rekenkamer leefden of de personeelsreductie inmiddels was gerealiseerd en hoe ver het hoogwaardiger worden van de organisatie was gevorderd. Naar aanleiding van haar onderzoek heeft de Rekenkamer drie aanbevelingen gedaan, die de Raad in de vergadering van 13 juli 2016 heeft overgenomen.
In lijn met de aanbevelingen lag in 2016 de focus op:

1. Werken aan een veilig en gezond werkklimaat;
2. Inzetten op een verlaging van de werkdruk, onder andere door efficiency;
3. Wendbare en flexibele organisatie: mobiliteit, gesprekscyclus en Hilversum Academie;

Ad a. Met grote betrokkenheid is het thema sociale veiligheid opgepakt door zowel medewerkers als teammanagers. Dit heeft geresulteerd in een creatieve aanpak met als gevolg dat er niet meer gesproken wordt over sociale veiligheid maar een positief werkklimaat.

Ad b. In werkdruk discussies is het belangrijk de rollen, taken en verantwoordelijkheden helder te hebben.

Ad c. Binnen Hilversum is ingezet op mobiliteit, wat heeft geresulteerd in het in beweging brengen van de medewerker. Voor zowel de medewerker als de leidinggevende is een praktische toolbox ter ondersteuning ingericht. De gemeente Hilversum heeft tevens de samenwerking gezocht met andere gemeenten en ervaringen uitgewisseld. Er hebben medewerkers over en weer - in het kader van mobiliteit - bij elkaar gewerkt.

In 2016 is bij iedere introductie voor de nieuwe medewerkers aandacht geweest voor integriteit. Dat gebeurde in de vorm van het bespreken van casussen, het bespreken van de gedragscode 2015 en het tekenen van de integriteitsverklaring. In 2016 zijn er 3 van dergelijke bijeenkomsten geweest.

Zowel de teammanagers als de medewerkers zijn verantwoordelijk voor een positief en integer werkklimaat. De teammanager zorgt ervoor dat het onderwerp integriteit en veiligheid periodiek in een teamoverleg wordt geagendeerd. In 2016 hebben de vertrouwenspersonen bij verschillende teams integriteitsdiscussies gevoerd. Ook voor 2017 staan bij een aantal teams deze discussies gepland.

Onderstaand een overzicht van de personele lasten en personele sterkte van de totale organisatie.

Verschil fte, gemeentelijke organisatie:
In de programmabegroting 2016 was de toegestane fte van de gemeentelijke organisatie 560,28 fte. In werkelijkheid was de bezetting eind 2016 545,78 fte.
De stijging in fte's tussen de begrotingen van 2015 en 2016 wordt veroorzaakt door de uitbreiding ten behoeve van de uitvoeringstaken binnen het Sociaal Domein die vanaf 2015 naar de gemeenten zijn overgedragen.

Verschil fte, griffie en rekenkamer.
In de programmabegroting is 3,4 fte geraamd. De werkelijke bezetting was 5,5 fte. In de begroting 2016 was incidenteel rekening gehouden met een hoger personeelsbudget. Waardoor de kosten van de hogere formatie zijn afgedekt.
Echter naar aanleiding van het rapport evaluatie uitbreiding griffie vindt er vanaf de begroting 2017 een uitbreiding plaats bij de Griffie. De uitbreiding vindt gedeeltelijk plaats doordat er vanuit de ambtelijke organisatie 1,1 fte formatie is omgezet naar de Griffie. Voor het resterende deel van 1 fte vindt een formatie uitbreiding plaats.

Verschil fte, bestuursorganen
In de programmabegroting 2016 is voor het college van burgemeester en wethouders 6 fte geraamd. In werkelijkheid is het aantal fte 5,1.

Naar aanleiding van de ontvlechting van de uitvoeringstaken die de gemeente Hilversum voor Weesp verrichte en in het kader van de ontwikkeling naar een hoogwaardige organisatie is in de salarissen van de Gemeentelijke organisatie een bedrag opgenomen van € 974.000 aan regelingen met medewerkers. Als dekking van voornoemde uitgaven hebben een bijdrage van de gemeente Weesp ontvangen inzake BBZ vergoeding ad € 565.000. Tevens is er een vrijval reserve frictiekosten Slank & Hoogwaardig ad. € 400.000.

In navolging van de toelichting van het programma 5.1 wordt hieronder een uiteenzetting gegeven over de volledige inhuur van onze organisatie.

Externe inhuur is soms noodzakelijk (bijvoorbeeld bij ziekte en vacatures). Soms is inhuur het meest doelmatig. Dit omdat de specialistische kennis ontbreekt binnen onze organisatie en het te kostbaar is om permanent hierover te beschikken.

Wij hebben het streven (richtlijn) niet meer dan 10% van de salariskosten van de ambtelijke
organisatie uit te geven aan externe inhuur. Om maximaal te kunnen sturen op inzicht en
bewustwording ten aanzien van externe inhuur hebben wij in 2015 een beslisboom ontwikkeld. Deze
beslisboom hebben wij op 15 april 2015 ter advisering voorgelegd aan de commissie Economie en
Bestuur. Iedere aanvraag voor inhuur wordt aan de hand van de beslisboom getoetst en beoordeeld.
In 2016 is er op inhuur ad € 6,8 mln. verantwoord. Dit is conform de beslisboom exclusief de inkoop en aanbesteding van diensten en producten (participatiebudget) ad € 2,4 mln. Ten opzichte van de in de Programmabegroting 2016 en de door u vastgestelde begrotingswijzigingen geraamde salarissen ad. € 39.230.000 is er sprake van een inhuur van 17,3%. Hiervan is 10% voor de invulling van vacatures en 7,3% als gevolg van door u vastgestelde plannen (onder andere Kadernota 2016).

Het totale bedrag van inhuur derden is als volgt verantwoord:
- Exploitatie          € 1.200.000
- Kostenplaatsen € 5.600.000

Inhuur ten behoeve van college en raad betreft onder andere inhuur ten behoeve van nieuwe plannen uit de Kadernota 2016.

De inhuur is gestegen ten opzichte van de jaarrekening 2015 van € 3,6 mln. naar € 6,8 mln. in 2016.
In navolging van de toelichting van het programma 5.1 wordt hieronder een uiteenzetting gegeven over de volledige inhuur van onze organisatie.

Toelichting saldo salariskosten en kosten inhuur externe krachten
De totale kosten van inhuur externe krachten zijn in 2016 € 6.799.000. Deze worden gedeeltelijk
gedekt door een onderschrijving op de salariskosten ad € 2.336.000. En een dekking vanuit de kostenplaatsen en exploitatie ad. € 2.760.000. Zie onderstaande overzicht voor de toelichting:

1. Baten detachering personeel            €    589.000
2. Dekking programma’s               € 1.064.000
3. Statushouders                  €    845.000
4. Extra baten ESF/BBZ/Actieplan Jeugd Werkeloosheid   €    262.000

Totaal                     € 2.760.000

Er resteert nog een nadelig verschil van € 1.703.000.
Wij zagen ons genoodzaakt om voor € 1,7 mln. meer capaciteit in te huren. Voor € 1 mln. had dit te maken met de hoge werkdruk. Die wordt veroorzaakt doordat wij een formatie-reductie hebben doorgevoerd in de veronderstelling dat we efficiënter zouden gaan werken als gevolg van verdergaande automatisering. De investeringen in automatisering lopen echter achter op de planning. Daarom hebben wij onze efficiency-doelstelling nog niet gehaald.
Daarnaast zijn bepaalde basis-processen niet op orde, waardoor achterstanden ontstaan. Om deze achterstanden te kunnen wegwerken hebben we personeel ingehuurd. Ook de voorbereiding en uitvoering van grote projecten heeft extra capaciteit gevraagd. Daar stond echter een voordeel op de VAT-kosten tegenover. Voor het sociaal domein geldt dat de formatie die we bij de overkomst van de nieuwe taken dachten nodig te hebben toch onvoldoende was. Tegenover de capaciteit die voor het sociaal domein is ingehuurd staat een hogere uitkering uit het gemeentefonds.

Aparte vermelding verdient de situatie bij de afdeling Sociaal Plein. Vanaf 2015 zijn de drie decentralisatie daar geland, en is formatie toegevoegd. Dit is gebeurd op basis van een ‘best guess’ over de werkelijkheid. Inmiddels is gebleken dat die formatie voor een aantal onderdelen onvoldoende was, en is er om wachtlijsten te voorkomen extra ingehuurd. Hiervoor zijn ook extra middelen, uit gelden voor statushouders en Multi Probleem Gezinnen toegekend. Project Winst waarover in 2017 besloten wordt is erop gericht de juiste balans tussen werkaanbod en formatie te realiseren.

De adviescommissie vernieuwing van de begroting en verantwoording heeft aangegeven dat onderlinge vergelijkbaarheid van gemeenten belangrijk is. Zij stelt dat naast de financiële informatie ook de indicatoren van belang zijn. De adviescommissie heeft geadviseerd dat het rijk en gemeenten gezamenlijk een set van indicatoren samenstellen die alle gemeenten in de begroting gaan gebruiken. Gemeenten kunnen deze indicatoren uitbreiden met aanvullende indicatoren naar keuze. Voor wat betreft de bedrijfsvoering zijn er drie indicatoren in de voorgestelde indicatorenlijst opgenomen, te weten Overhead gemeentelijke organisatie (%), Aantal fte per 1.000 inwoners en Ziekteverzuim (%).

Voor wat betreft de normering van de eerste drie indicatoren zie onderstaande tabel:

1. Overhead gemeentelijke organisatie

Volgens onderzoek van adviesbureau Berenschot bedroeg het percentage overhead bij de gemeente Hilversum ten opzichte van de totale formatie in 2014 26,3%. Voor vergelijkbare gemeenten was dit 28,9%. Voor het jaar 2016 is als norm 26% overhead gesteld. In werkelijkheid is het 28,7 % over 2016. Dit hogere percentage heeft te maken met gewijzigde regelgeving (BBV), die aangeeft welke categorie functies in de overhead opgenomen moeten worden.

2. Aantal fte per 1.000 inwoners

Volgens onderzoek van adviesbureau Berenschot bedroeg het aantal fte per 1.000 inwoners van gemeenten met een gelijke grootteklasse 7,5 fte in 2014. In 2016 is de totale toegestane formatie 566,16 fte. Het aantal inwoners in 2016 bedraagt 87.414. Dit betekent dat de formatie in 2016 per 1.000 inwoners in Hilversum 6,5 fte bedraagt (560,16 fte/87.414 inwoners*1.000). Dit is 1 fte lager dan vergelijkbare gemeenten. In totaal derhalve afgerond 87 fte lager.

3. Ziekteverzuim
   Deze indicator meet het percentage ziekteverzuim over één jaar. Het ziekteverzuim bij alle gemeenten bedroeg in het jaar 2015 5,2%. Voor het jaar 2016 is de norm 5%. In werkelijkheid is het 4,8 % over 2016.