Beleid
Voor het raadhuis en het stadskantoor zijn er, in samenspraak met onze eigen gebouwenbeheerders, door een extern bureau meerjarige onderhoudsplannen (de zogenoemde MOP´s) opgesteld. Deze worden periodiek geactualiseerd. Jaarlijks wordt aan de MOP´s een vast bedrag gedoteerd waaruit alle toekomstige onderhoudslasten gedekt kunnen worden. Voor de gemeentewerf (locatie 1e Loswal) worden de onderhoudslasten gedekt uit de reguliere onderhoudsbudgetten. In de loop van 2017 wordt ook voor deze locatie een MOP opgesteld. Vanuit de nieuwe organisatiestructuur wordt al het gemeentelijk vastgoed binnen het team Vastgoed & Installaties (afdeling Openbare Ruimte) geclusterd. In 2016 zijn voorbereidingen getroffen t.b.v. het splitsen van het de MOP ‘s in “eigenaarsonderhoud” en “gebruikersonderhoud” (conform NEN2767). De kosten gemoeid met het eigenaarsonderhoud worden ondergebracht bij V&I, terwijl de lasten van het gebruikersonderhoud achterblijven bij afdeling Interne Dienstverlening. Naast het opsplitsen van de MOP-lasten is ook het MOP Stadskantoor geactualiseerd. Vooralsnog zijn zowel de stortingen als de geraamde onttrekkingen in de beide MOP’s gebaseerd op de huidige stand van zaken. Deze wordt hieronder kort toegelicht.
Uitvoering onderhoud
Raadhuis
Op basis van het in 2012 geactualiseerde MOP Raadhuis, met een looptijd van 2013-2042, bedraagt de jaarlijkse dotatie € 479.000. Het MOP blijft een dynamisch document; jaarlijks wordt aan de hand van een schouw bepaald wat er uitgevoerd moet worden en wat eventueel door kan schuiven naar latere jaren. Ook het naar voren trekken van later geplande werkzaamheden komt voor, bijvoorbeeld vanuit het oogpunt van efficiëntie.
In 2016 is € 534.000 ten laste van de voorziening gebracht, als volt uit te splitsen:
- Elektrotechnische voorzieningen (€ 161.000)
- Monumentaal onderhoud: stoffering, restauratie en vervangen vloerbedekkingen (€ 75.000)
- Voorbereiding project databekabeling (€ 56.000)
- Architect en bouwkundige adviezen (€ 50.000)
- Verbouwing receptie en afsluiting (beveiliging) B&W vleugel (€ 48.000)
- Schilderswerkzaamheden (€ 43.0000)
- Overige bouwkundige werkzaamheden: beveiliging technische voorzieningen, ijzerreparaties en speciaal hang en sluitwerk, werktuigbouwkundige installaties (€ 53.000)
- De overige uitgaven betrof diverse kleine zaken.
Stadskantoor
Het stadskantoor is medio 2009 opgeleverd. In de Hilversumse begroting is structureel een toevoeging van € 138.000 opgenomen ten gunste van het MOP. Met een planhorizon van 10 jaar (periode 2014-2023) kunnen alle in het MOP opgenomen onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd.
In 2016 is € 83.000 ten laste van de voorziening gebracht. De grootste uitgaven betroffen het verder op orde brengen van de kabels en leidingen in het gebouw (€ 34.000), het isoleren van de leidingen van de koelinstallatie in de archiefruimten i.v.m. condens (€ 27.000) en het moderniseren van de personen lift (€ 14.000). Het restant van circa € 8.000 betrof met name bouwkundige- en dakwerkzaamheden.
De grootste uitgaven betroffen het verder op orde brengen van de kabels en leidingen in het gebouw, het isoleren van de leidingen van de koelinstallatie in de archiefruimten (i.v.m. condens) en het moderniseren van de personen lift.
Huisvesting afdeling Werk, Inkomen en Zorg
Voor de huisvesting van W.I.Z. wordt een pand gehuurd aan de Wilhelminastraat. Alle exploitatielasten, voornamelijk huur, zijn in de exploitatie opgenomen. Het huurcontract van de locatie Wilhelminastraat is in 2016 verlengd loopt tot 1 januari 2022. In afwachting van het nog vast te stellen Huivestingsplan van de ambtelijk organisatie, is bedongen dat maximaal 50 % van het gehuurde oppervlak per 01-01-2020 terug kan worden gegeven.
Overig
Binnen de MOP´s gaat het om de posten groot cyclisch onderhoud. De post “meubilair” valt hier dus buiten (met uitzondering van het Dudok stijlmeubilair). In het kader van een goede bedrijfsvoering is het gewenst wel rekening te houden met een vervangingsplan meubilair. Na een grondige inventarisatie (op zowel kwaliteit als kwantiteit) wordt er een vervangingsplan meubilair opgesteld. Dit stond oorspronkelijk gepland voor 2016 maar wordt betrokken bij het nog op- en vast te stellen Huisvestingsplan.
In 2016 zijn 2 grotere verbouwingen projecten gerealiseerd. Dit betrof de realisatie van de netwerktuin (locatie Stadskantoor op de 1e etage). Hiermee is een beeld gegeven hoe op een andere wijze samen gewerkt en vergaderd kan worden. De voorzieningen worden zeer intensief gebruikt en leveren waardevolle ervaringen om hoe in open ruimten vergaderd word en hoe samenwerking bevorderd kan worden. Dit project (€ 40.000) is bekostigd uit het werkplekbudget.
Het andere project is de realisatie van quick wins in de ontvangsthal van het Stadkantoor. Het doel was een prettigere wachtruimte te realiseren die meer kleur bood en een vriendelijkere uitstraling. Dit project is gecombineerd met de nieuwe installatie van het ‘afspraak systeem’. Deze kosten hebben € 25.000 bedragen.
Structurele onderhoudslasten
Structureel is € 163.000 budget beschikbaar voor de reguliere, jaarlijks terugkerende onderhoudslasten binnen de bedrijfsgebouwen. Dit heeft voornamelijk betrekking op de onderhoudscontracten van de technische installaties en het diverse klein onderhoud.
Daarnaast is voor de gemeentewerf (locatie 1e Loswal) een budget beschikbaar voor jaarlijks terugkerende onderhoudslasten en voor incidentele lasten.
bedragen x € 1.000
Relevante beleidsnota´s
- Meerjaren-onderhoudsplannen Raadhuis (2016) en Stadskantoor (2016)